Trošite li sate za ručnu usporedbu izmjena na novijim verzijama dokumenta, liniju po liniju i riječ po riječ? Da li ste se sreli sa situacijom kad je vaš kolega zaboravio uključiti opciju „track changes“ u Microsoft® Wordu te ste se morali pomučiti da ručno pronađete izmjene ili da koristite funkciju za usporedbu dokumenata u samom Wordu? Samo zamislite koliko vremena i resursa je utrošeno na ispis, traženje grešaka i ponovnu provjeru vlastitih izmjena i izmjena drugih ljudi. Sav trud na držanju koraka s brojnim izmjenama uvelike umanjuje vašu svakodnevnu produktivnost i čini vas manje učinkovitim.

Na kraju, sve se svodi na 2 čimbenika:

  • Prvo, PDF-ovi nisu u originalu bili namijenjeni za izmjenu, ali danas postoje razni alati koji omogućavaju uređivanje PDF dokumenata te možda čak i ne zamijetite da je vaš dokument izmijenjen. Preporučamo da uvijek dvaput provjerite.
  • Drugo, ljudska greška je potpuno prirodna i očekuje se da će čovjek napraviti greške. Tako da trebate biti oprezni i provjeriti vlastiti rad, jer samo jedna mala greška u smislu jedne „0“, iz 2,000 kn na 20,000 kn kao rezultat previda, vas može na kraju puno koštati.

Stoga da biste minimizirali ručne greške kod usporedbe dokumenata, puno je pouzdanije i brže dati FineReaderu da obavi posao za vas.

Evo kako vam FineReader pomaže da profesionalno usporedite dokumente:

1. Ako čitate dokument i shvatite da trebate provjeriti izmjene u odnosu na prethodnu verziju, jednostavno pronađite magični gumb „Compare“ na alatnoj traci (dostupno u verziji Corporate). FineReader će automatski otvoriti vaš dokument u prozoru “Compare Documents” alata i omogućiti vam da ga usporedno provjerite s drugom verzijom dokumenta koju izaberete.

Savjet: Ako radite s dokumentima na raznim jezicima, provjerite odabrani jezik u desnom gornjem kutu. FineReader podržava usporedbu teksta na 37 jezika, a možete ostaviti FineReaderu da automatski odabere jezik dokumenta iz predefinirane liste.

2. Kad se utvrđuju razlike u dvije verzije dokumenta, bitno je da se ne izgubi nijedna informacija iz prethodne verzije i da se označi samo ono što je izmijenjeno u posljednjoj verziji. FineReader će naznačiti razlike između dvije verzije dokumenta jednom klikom, što znači da možete trenutno početi analizirati naznačene promjene. Možete sortirati naznačene razlike i ignorirati nepotrebne izmjene, ostavljajući samo one koje smatrate relevantnim. Ne samo da uštedite vrijeme na pregledu, već također pomaže da se pripremite za diskusiju s ostalima, tako da možete poduzeti trenutne akcije i donijeti potrebne odluke.

Da li ste zabrinuti da biste kao rezultat mogli dobiti tisuće nebitnih razlika (kao što je drugačije formatiranje) koje biste trebali provjeriti? Nema razloga za brigu, FineReader je dovoljno intuitivan da samo prikaže relevantne razlike, tako da se možete fokusirati na područja koja daju najviše vrijednosti vašem radu.

Pomoću te FineReader funkcionalnosti na raspolaganju (dostupno u verziji Corporate), postat ćete stručnjak u praćenju izmjena.

3. Na kraju, kad pripremite vaše komentare, možete podijeliti ažurirani dokument s vašim kolegama za daljnju diskusiju. Možete odabrati da li ćete eksportirati rezultate usporedbe kao PDF dokument s komentarima ili kao Word dokument s izmjenama prikazanim u tablici.

Otklonjena dilema

Da li se osjećate da uspoređujete kruške i jabuke, jer je jedan dokument Microsoft® Word dokument, a drugi skenirana verzija koju ste dobili od kolege? Nema problema. FineReader omogućava da uspoređujete razne formate.

A što ako je jedan PDF dokument samo slikovni i potrebno ga je prethodno pretvoriti u format koji se može pretraživati/uređivati prije nego se može usporediti? Opet nije problem. FineReader inteligentno prepoznaje kad dokument treba OCR i u pozadini ga automatski izvrši bez potrebe za ikakvom dodatnom akcijom.

Ne možete vjerovati da postoji takav jednostavan, brz i točan alat? Isprobajte sami.